Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Kunden- und Abrechnungsportal unter app.powerhouse360.cloud. Für die Website powerhouse360.de gilt die dort veröffentlichte Erklärung. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des TDDDG.

AKL Powerhouse 360 GmbH
Charlottenburger Straße 2, 13086 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@powerhouse360.de

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter datenschutz@powerhouse360.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nach aktuellem Stand nicht erfüllt sind; die Erforderlichkeit wird regelmäßig überprüft.

Soweit Kunden — etwa Hausverwaltungen, Eigentümer, Stadtwerke oder Betreiber — in diesem Portal personenbezogene Daten von Mieterinnen, Bewohnern oder Ansprechpartnern einbringen, verarbeiten wir diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist insoweit der jeweilige Kunde; Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte zunächst an ihn.

Für den Betrieb des Portals selbst — Zugänge, Protokollierung, Sicherheit — sind wir Verantwortlicher. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb).

Die Anwendung läuft auf einem Server der Hostinger International Limited am Standort Frankfurt am Main, Deutschland. Die Datenbank des Portals wird bei Supabase in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main) betrieben; Supabase setzt dafür Amazon Web Services als Unterauftragnehmer ein. Die Messwerte der angebundenen Gebäude liegen in einem getrennten System derselben Region und werden von dort über eine gesicherte Schnittstelle gelesen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung der Vertragserfüllung dient, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung). Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge über Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf des Portals werden durch die Server-Infrastruktur automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Referrer-URL. Diese Daten dienen dem störungsfreien Betrieb, der Sicherheit der Systeme und der Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie werden nur so lange gespeichert, wie das dafür erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Die Verbindung zum Portal ist durchgehend mit TLS verschlüsselt; das Zertifikat wird über Let’s Encrypt bezogen und automatisch erneuert. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile.

Ein Zugang entsteht ausschließlich durch Einladung. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, die zugeordnete Rolle sowie Gebäude-, Einheiten- und Organisationsbezug. Der Einladungslink enthält ein Einmal-Token, von dem wir ausschließlich einen kryptografischen Hash speichern — aus unserer Datenbank lässt sich der Link nicht wiederherstellen. Eine Einladung verfällt nach sieben Tagen.

Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (ph_session). Es ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt, wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen, nicht an fremde Seiten mitgesendet und läuft nach acht Stunden ab. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Beim Abmelden wird es gelöscht.

Je nach Rolle und genutzten Modulen sind das:

• Stammdaten des Zugangs: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Organisations- und Gebäudezuordnung.
• Wohnung und Belegung: Gebäude, Einheit sowie Beginn und gegebenenfalls Ende Ihrer Belegung. Dieser Zeitraum entscheidet darüber, welche Zahlen Ihnen angezeigt werden — Werte außerhalb Ihrer eigenen Belegung sehen Sie nicht.
• Mess- und Verbrauchsdaten: Zählerstände und Verbrauchswerte im Viertelstundenraster, deren Herkunft (Sonnenstrom oder Netzbezug) sowie daraus abgeleitete Tages-, Monats- und Jahreswerte.
• Abrechnungsdaten: Tarife und Preisbestandteile, Abrechnungszeiträume und -läufe, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsstände.
• Dokumente: Abrechnungen, Nachweise und Verbrauchsinformationen, die Ihnen bereitgestellt werden.
• Protokolle: sicherheitsrelevante Ereignisse und Änderungen an abrechnungsrelevanten Daten, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat.

Einladungen und portalbezogene Hinweise versenden wir automatisch per E-Mail. Der Versand läuft über die Mailserver der Hostinger International Limited (Sitz in der Europäischen Union, Standort Frankfurt am Main) — dieselbe Stelle, die das Portal betreibt und für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist. Ein weiterer Dienstleister ist am Versand nicht beteiligt.

Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse sowie Betreff und Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an funktionierender Kommunikation). Die Nachrichten werden gemeinsam mit dem Vorgang gespeichert, zu dem sie gehören, und nach den unter „Speicherdauer“ genannten Fristen gelöscht.

Kein Öffnungs- oder Klick-Tracking. Wir messen nicht, ob und wann Sie eine Nachricht geöffnet oder einen Link angeklickt haben. Solche Ereignisse werden von uns weder erhoben noch gespeichert.

Eine Rückmeldung darüber, ob eine Nachricht beim Empfänger angekommen ist, erhalten wir auf diesem Weg nicht. Sollten wir künftig einen Dienst einsetzen, der uns den Zustellstatus meldet, ergänzen wir diese Erklärung vorher um den eingesetzten Dienstleister und um die dabei verarbeiteten Angaben.

Das Portal setzt keine Analyse-, Marketing- oder Retargeting-Technologien ein und bindet keine externen Karten-, Video-, Chat- oder Terminbuchungsdienste ein. Die verwendeten Schriften werden beim Erstellen der Anwendung mitgeliefert und von unserem eigenen Server ausgeliefert — beim Aufruf des Portals entsteht dadurch keine Verbindung zu Dritten.

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich: Hostinger International Limited als Betreiber der Server und des E-Mail-Versands (Sitz in der Europäischen Union, Standort Frankfurt am Main), Supabase als Betreiber der Datenbank (Speicherung in der Region Frankfurt am Main, mit Amazon Web Services als Unterauftragnehmer) sowie — soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Rechtsdurchsetzung erforderlich — Behörden und zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Berater.

Gespeichert und verarbeitet werden die Daten in Deutschland. Der Anbieter der Datenbank, Supabase, ist ein Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Ein Zugriff aus einem Drittland kann daher — etwa im Rahmen von Wartung und Support — nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert.

Zugangsdaten speichern wir für die Dauer des Zugangs. Vertrags-, Abrechnungs- und Verbrauchsdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: geschäftliche Korrespondenz regelmäßig sechs Jahre, Buchungsbelege regelmäßig acht Jahre, steuerlich relevante Unterlagen regelmäßig zehn Jahre. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Abrechnungen werden maschinell berechnet: aus den Messwerten Ihrer Einheit, dem hinterlegten Tarif und dem Abrechnungszeitraum. Wirksam wird ein Abrechnungslauf jedoch erst, wenn ein Mensch ihn freigibt; bis dahin sind die Zahlen im Portal als vorläufig gekennzeichnet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO — einschließlich Profiling — findet nicht statt.

Personenbezogene Live-Daten aus dem Portal — Bewohnerdaten, Kommunikation, Verbrauchs- und Abrechnungsdaten — werden nicht produktiv an externe KI-Dienste übermittelt. Sollte sich das ändern, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21).

Sie haben insbesondere das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an datenschutz@powerhouse360.de genügt. Betreffen Ihre Daten ein Gebäude, dessen Verwaltung sie eingebracht hat, leiten wir Ihre Anfrage an die verantwortliche Stelle weiter oder nennen sie Ihnen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2026. Wir passen sie an, sobald sich die Datenverarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.